Contabilitate și firme
Cum trimiți documentele lunare la contabil într-un singur PDF
Pe scurt
Pune toate documentele unei luni într-un singur PDF, în ordinea: extras de cont, facturi emise, facturi primite, bonuri. Transformă pozele în PDF, unește totul cu unealta de mai jos și numește fișierul după firmă și lună.
Rezolvă chiar aici
Pașii, pe scurt
- Adună documentele luniiExtrasul de cont, facturile emise, facturile primite și bonurile. Pozele de bonuri transformă-le întâi cu JPG în PDF.
- Unește-le în ordineAdaugă toate fișierele în unealta de mai sus și pune-le în ordinea stabilită cu contabilul.
- Verifică și micșoreazăDerulează prin document. Dacă trece de 10 MB, trece-l prin Comprimă PDF.
- Denumește și trimiteDe exemplu: „firma-srl-2026-09.pdf”. Același tipar în fiecare lună.
De ce un singur PDF și nu poze
Zeci de poze trimise separat se pierd ușor în conversații, ies în ordine aleatorie și trebuie redenumite de contabil. Un PDF lunar, cu nume previzibil, se arhivează într-un pas și se găsește ușor la un control.
O ordine care funcționează
- Extrasele de cont, în ordinea conturilor.
- Facturile emise, în ordinea numerelor.
- Facturile primite, în ordinea datei.
- Bonuri și chitanțe.
- Contracte sau alte documente noi din luna respectivă.
Stabilește ordinea o singură dată cu contabilul și păstreaz-o. Dacă are preferințe diferite, cum ar fi fișiere separate pe categorii, urmează-le pe acelea.
Bonurile termice
Bonurile pe hârtie termică se decolorează în câteva luni. Fotografiază-le sau scanează-le imediat ce le primești, nu la sfârșitul lunii.